Gratification des stagiaires : suite de la saga…. une complexification supplémentaire….

Après de longues semaines de confusion quant à l’ouverture du droit à gratification du stagiaire et aux modalités de calcul de cette gratification, les différentes administrations concernées ont enfin arrêté une position commune.

La loi du 10 juillet 2014 comportait une série de mesures visant à mieux encadrer les stages et à améliorer le statut des stagiaires. Était notamment prévu une augmentation du montant minimal de la gratification versée pour les stages de plus de 2 mois consécutifs (ou de 2 mois consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire).

1ère conséquence : sur le calcul du temps de travail pour un stagiaire recevant une gratification

La durée de 2 mois nécessaire pour que le stagiaire obtienne une gratification se décline désormais en temps de présence effective et non plus en rémunération forfaitaire. A la suite de cette nouvelle modalité de calcul du temps de travail d’un stagiaire, les informations ministérielles les plus diverses ont alors circulé.

Les différentes administrations concernées ont enfin tranché et convenu d’un certain nombre de règles.

Celles-ci n’ont malheureusement pas fait l’objet de circulaires mais sont synthétisées sur le site vosdroits.service-public.fr, fiche Gratification minimale d’un stagiaire, et sur le site www.urssaf.fr, dossiers réglementaires, du 18 février 2015.

Calcul de la présence du stagiaire ouvrant droit à la gratification :

Selon le nouvel article D. 124-8 du code de l’éducation :

chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour ;
et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

Un mois pour un stagiaire de plus de 2 mois correspond donc désormais à 154 heures de présence (22 jours x 7 heures) et non pas à 151,67 heures comme pour les salariés travaillant 35 h par semaine).

En, d’autres termes, la gratification est désormais obligatoire dès lors que le stagiaire effectue au moins 309 heures (= 154 heures x 2 mois + 1 heure), même de façon non continue, sur une même année scolaire ou universitaire.

Exemple :

Un stagiaire présent toute la période de janvier et de février 2015 ne pourra pas prétendre à une gratification fin février car il ne totalisera pas ces 309 heures de présence, mais seulement 308 heures.

Pour les atteindre il devra rester en stage jusqu’au jeudi 5 mars 2015 inclus (janvier 21 jours soit 147h. + février 20 jours soit 140 h. + mars /28 h.) ou revenir ultérieurement pour effectuer son reliquat d’heures !

A noter : les jours de congés et d’autorisations d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que les congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage, sont comptabilisés dans la durée totale du stage.

2nde conséquence : sur le calcul du montant de la gratification

En conséquence de la clarification de la méthode de calcul du temps de travail, une 2nde clarification est intervenue.

Pour toutes les conventions signées depuis le 1er décembre 2014, le calcul du montant de la gratification mensuelle du stagiaire s’effectue également en fonction des heures réellement effectuées (et non plus sur la base de 151,67 heures mensuelles comme cela était le cas auparavant ou de 154 heures comme cela avait pu être annoncé plus récemment).

Concrètement, le stagiaire se voit donc attribuer une gratification différente selon les mois en fonction de son temps de travail réel.

Pour remédier à ce problème, l’entreprise peut toutefois choisir :

– soit de verser chaque mois la gratification correspondant au nombre d’heures réellement effectuées par le stagiaire ;

– soit de réaliser un ‘lissage’ des sommes qui seront dues sur la totalité de la durée du stage, afin de verser chaque mois le même montant au stagiaire.

Exemple :

Pour un stage à temps plein (7 heures/jour) du 1er janvier au 30 avril 2015, soit 4 mois calendaires, 588 heures effectuées : janvier (21 jours x 7 heures = 147 heures), février (20 jours x 7 heures =140 heures), mars (22 jours w 7 heures = 154 heures), avril (21 jours x 7 heures = 147 heures), la gratification totale due = 588 heures x 3,30 €/heure = 1 940,40 €.

Option 1 (versement chaque mois du réel effectué en fonction du temps de travail du stagiaire) =

janvier = 485,10 €

février = 462,00 €

mars = 508,20 €

avril = 485,10 €

Option 2 (lissage sur la totalité de la durée de stage) = 1 940,40 € / 4 mois = versement chaque mois de 485,10 €.

A noter : tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement du montant de la gratification sur la base du nombre réel d’heures effectuées. Tout stage définitivement interrompu fait l’objet d’une régularisation globale selon le nombre d’heures effectuées.

3ème conséquence : sur le calcul de la franchise de charges sociales

Pour les conventions conclues à compter du 1er décembre 2014 (jusqu’au 1er septembre 2015), le calcul de la gratification ‘en fonction des heures réellement effectuées’ vaut également pour les sommes versées aux stagiaires qui ne donnent pas lieu à cotisations dans la limite de 13,75% du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de stage effectuée.

Pour les conventions de stages conclues avant le 1er décembre 2014, la limite de la franchise est fixée à 12,50% du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de stage effectuée précise l’Urssaf qui a modifié récemment les informations publiées sur son site en rappelant les modalités d’application de la franchise.

A noter : pendant un congé de grossesse, de paternité ou d’adoption, ou autres autorisations d’absence, prévus à la convention, le maintien de la gratification n’est pas obligatoire, puisque celle-ci est calculée sur le nombre d’heures de présence effective du stagiaire. Mais elle reste possible. Cependant, si l’entreprise verse une gratification pendant ce congé, celle-ci est

Pour les conventions conclues à compter du 1er décembre 2014 (jusqu’au 1er septembre 2015), le calcul de la gratification ‘en fonction des heures réellement effectuées’ vaut également pour les sommes versées aux stagiaires qui ne donnent pas lieu à cotisations dans la limite de 13,75% du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de stage effectuée.

Pour les conventions de stages conclues avant le 1er décembre 2014, la limite de la franchise est fixée à 12,50% du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de stage effectuée précise l’Urssaf qui a modifié récemment les informations publiées sur son site en rappelant les modalités d’application de la franchise.

A noter : le décret qui devait préciser les quotas maximum de stagiaires par entreprise n’est toujours pas paru